Quando uma empresa não mantém uma boa comunicação interna entre seus colaboradores e as equipes não estão alinhadas, as atividades, que envolvem anotação interna e outros métodos de controle, vão encontrando obstáculos ao longo do caminho, o que atrapalha o fluxo de trabalho e muitas vezes impacta na experiência do consumidor.
É por isso que investir em ferramentas que proporcionem uma boa comunicação entre os funcionários é essencial para não haver falhas durante qualquer processo dentro do negócio, inclusive quem envolvam informações de clientes.
Durante um atendimento ao consumidor, por exemplo, é preciso que a equipe esteja alinhada sobre as necessidades do cliente para que possa oferecer um suporte essencial e, assim, promover um bom relacionamento e até mesmo ter a chance de fidelizá-lo.
No entanto, quando esse atendimento ocorre dentro do WhatsApp, uma das plataformas de comunicação mais utilizadas pelas empresas para a conversação entre clientes e marca, muitas vezes as equipes não conseguem extrair as informações do consumidor e deixá-las a fácil acesso de todos os atendentes para que qualquer membro da equipe tenha a capacidade de proporcionar a melhor experiência para o cliente.
A situação, então, passa a ser um problema, pois além de demandar um maior tempo do atendente na busca de informações, a falta de comunicação assertiva entre os funcionários pode fazer com que o cliente não saia, de fato, satisfeito com o suporte recebido.
Uma forma de evitar que isso ocorra é por meio da realização de anotação interna, da qual apenas as equipes tenham acesso.
De forma simples, a anotação interna fica “colada” dentro da conversa com o cliente e qualquer atendente terá acesso à ferramenta.
Conheça a ferramenta de anotação interna do ChatGuru
O ChatGuru é uma empresa que oferece um serviço de gestão de WhatsApp, no qual, por meio da plataforma, os funcionários de uma empresa conseguem prestar um excelente atendimento ao cliente.
Isso porque o software dispõe de diversas ferramentas que proporcionam um atendimento fácil e prático, uma delas é o de anotações internas.
No nosso sistema, a anotação interna fica salva dentro do chat e são úteis para registrar e trocar informações a respeito daquele cliente em específico.
Uma forma de utilizar a ferramenta é através de um usuário que pode, ao final do seu expediente, deixar um tipo de “resumo” de como foi o atendimento prestado
àquele cliente para que no próximo dia ele ou outro usuário possa continuar a conversa sem a necessidade de reler todas as mensagens para compreender o caso.
Além disso, com o ChatGuru é possível marcar o usuário na anotação interna utilizando um “@” para mencioná-lo.
Assim, ao salvar a anotação, o usuário marcado será notificado na plataforma e também receberá um e-mail com o texto inicial da anotação interna e um link para o chat em que foi mencionado.
A notificação através do e-mail pode ser desabilitada alterando as opções no menu do usuário, clicando no na foto de perfil que é exibida no canto superior esquerdo.
Caso posteriormente queira apagar o texto anotado, o atendente também pode fazer de forma fácil. Para isso, é só clicar no ícone da lixeira e em seguida escolher a opção “sim.”
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