Conheça a melhor ferramenta de automação para WhatsApp e chatbots

Como Usar WhatsApp Business Para Atender Melhor Seu Cliente

Aprenda técnicas de como usar o WhatsApp Business para atender melhor seus clientes e vender mais. Explicaremos o funcionamento básico da plataforma, suas principais ferramentas funcionalidades. Afinal, o WhatsApp está em praticamente todos os smartphones aqui no Brasil e em muitos países.

Fernando Cavalcanti

Como usar o WhatsApp Business

Saber como usar WhatsApp Business é essencial para transformar leads em clientes e assim conseguir a fidelidade deles.

Isso porque o WhatsApp se tornou uma das principais ferramentas de comunicação nos dias atuais.

Estima-se que 80% dos brasileiros, utilizem esse aplicativo hoje em dia (fonte aqui).

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Gráfico sobre tempo gasto por dia na internet - Brasileiros em 3º lugar - Pesquisa Hootsuite + We Are Social

O tempo de uso em que as pessoas passam online também só aumenta a cada dia.

Logo, muitos aspectos da nossa vida cotidiana são resolvidos por uma simples troca de mensagens no WhatsApp.

As empresas logo perceberam isso e trataram de aderir o WhatsApp como uma de suas ferramentas de comunicação com o cliente.

Com certeza você já acessou o site ou blog de uma organização, e viu lá disponível o link para entrar em contato com a central de atendimento da empresa, através do WhatsApp.

Percebendo isso o WhatsApp lançou a versão Business para facilitar a vida de empresas e clientes.

Veja a seguir mais sobre essa plataforma e como usar WhatsApp Business para atender melhor os seus clientes.

O que é o WhatsApp Business?

Como foi dito anteriormente, o WhatsApp fez tanto sucesso e se tornou tão indispensável na vida de muitas pessoas, que até mesmo os atendimentos passaram a ser realizados por ele.

Visando aperfeiçoar o atendimento das empresas, o WhatsApp lançou a sua versão para empresas e negócios, o Business.

Obviamente que essa versão possui algumas diferenças do aplicativo original, e funcionalidades próprias para melhor atender os clientes ou possíveis clientes.

WhatsApp Business - Como usar corretamente para atendimento
WhatsApp Business - Como usar corretamente para atendimento

Como usar o WhatsApp Business para otimizar o atendimento ao cliente

Agora que vimos o porquê surgiu uma versão alternativa ao WhatsApp original, e qual a sua finalidade, vamos aos pontos que tornam o Business ideal para otimizar o atendimento ao cliente.

Perfil Comercial

A grande vantagem de criar um perfil comercial nessa versão do WhatsApp para empresas e negócios, é poder divulgar informações essenciais sobre a sua organização com o seu público.

No perfil comercial é possível deixar exposto para os clientes informações tais como “Quem somos”, onde você vai dizer a finalidade da empresa e quais serviços ela presta.

Outros pontos que serão divulgados são:

  • Endereço
  • Descrição de atividades
  • Endereço de e-mail para contato
  • Website da sua empresa

Com todas essas informações bem informadas no seu perfil comercial, o cliente terá tempo poupado ao poder ler e saber tudo isso sobre a sua empresa.

Outro ponto essencial é a seleção de qual o seu tipo de perfil comercial, através das seguintes opções:

  • Conta verificada – Essa é uma validação do próprio WhatsApp Business, de que a sua marca é legítima e reconhecida no mercado no qual atua;
  • Conta confirmada – Nessa opção é a parte em que se confirma que as informações presentes no seu perfil, de fato correspondem as mesmas dos dados oficiais da empresa;
  • Conta comercial – Agora há a opção se a sua conta não for verificada ou confirmada, ela será uma conta comercial. Já para conseguir as informações citadas acima, é preciso preencher o seu perfil com todas as informações mais importantes sobre o seu negócio.
Como usar e instalar o WhatsApp Business para empresas
Como usar e instalar o WhatsApp Business para empresas - Tela de boas vindas

Respostas rápidas

As respostas rápidas são uma função essencial para manter uma comunicação otimizada e eficiente com os clientes.

Isso porque utilizando mensagens criadas, frases prontas, é possível inserir nelas um bom número de informações que servirão para sanar as dúvidas dos clientes.

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Quando digo que muitas vezes a demanda é grande, não é exagero! Muitas empresas acabam superlotando sua caixa de mensagens por não utilizar o recurso da resposta rápida.

O principal intuito de utilizar essa função no WhatsApp Business é passar informações gerais sobre a organização, tais como horário de funcionamento, e perguntas frequentes.

Mensagens automáticas

Com as mensagens automáticas você vai evitar que o cliente pense que a empresa tem um atendimento ineficaz.

Isso porque com essa função, a sua conta estará programada para dar as boas-vindas ou mesmo informar ao cliente que você não está presente no momento.

Veja o vídeo sobre a função de mensagens automáticas no ChatGuru:

WhatsApp Business e o ChatGuru

É inegável que o WhatsApp Business é muito eficiente para otimizar o atendimento das empresas.

Entretanto, há como melhorar ainda mais o uso desse aplicativo!

Para isso é necessário saber como usar o WhatsApp Business com uma plataforma profissional de atendimento.

Um exemplo prático para facilitar a compreensão, é integrar o WhatsApp para empresas, à plataforma ChatGuru, aperfeiçoando assim o uso desse aplicativo e promovendo um atendimento de primeira para os seus clientes.

Uma das grandes vantagens de fazer essa integração, é a organização que a empresa terá na sua lista de contatos e conversas.

Utilizando as ferramentas do ChatGuru, é possível, por exemplo, utilizar a mesma conta do WhatsApp da empresa com múltiplos atendentes.

Com essa divisão a equipe de atendimento poderá ampliar o número de clientes atendidos, falando apenas pela mesma conta da empresa, com o mesmo número!

Além disso, ao integrar o WhatsApp Business com a plataforma ChatGuru, o administrador da conta poderá ter uma visão mais detalhada da qualidade do atendimento oferecido pela a sua equipe.

Agora que vimos as vantagens de fazer essa integração, veremos algumas dicas de como usar WhatsApp business para melhor atender os seus clientes!

Desenvolva um estilo de comunicação personalizada

Essa tarefa pode ser um pouco complexa, entretanto, um consumidor considera como uma boa experiência, um atendimento individual personalizado.

E com a integração a uma plataforma como a ChatGuru, por exemplo, você terá mais facilidade em captar informação sobre os seus clientes que sejam relevantes para construir um perfil para ele.

Um dos principais aspectos que caracteriza um bom atendimento, é que o cliente vai buscar os seus serviços a fim de sanar um problema, ou seja, para isso você terá que saber quais são as suas dores.

Empatia é a palavra-chave para que o cliente se sinta confortável com o atendimento da sua empresa, então é preciso buscar saber quais são os seus interesses, dores, gostos, para assim atende-lo de forma personalizada da melhor maneira possível.

Se atente ao tempo de resposta

Se você já vivenciou a experiência de enviar mensagem para a conta do WhatsApp de uma empresa, buscando um produto ou serviço, e a resposta demorou horas, com certeza sabe o que é essa frustração.

É bem simples, o cliente ao buscar o contato com a organização, está buscando sanar um problema ou dúvida, e logo, precisa ter uma resposta se não imediata, pelo menos muito rápida.

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E muitas empresas pecam exatamente nesse quesito, na demora ao responder, o que deixará o cliente insatisfeito, se sentindo não valorizado e logo, ele vai buscar os serviços de outra empresa.

Já a partir do momento em que você integra o WhatsApp Business com a plataforma ChatGuru, esse problema vai chegar ao fim!

Isso porque a ChatGuru possui funcionalidades que vão otimizar o seu atendimento, utilizando inteligência artificial e chatbot.

Ao fazer a integração do Business com a plataforma, você poderá fazer uso do Chatbot WhatsApp para responder perguntas básicas e informativas sobre a sua empresa.

Outra grande vantagem é a possibilidade de atender leads 24 horas por dia utilizando os bots da ChatGuru!

Além disso, com os bots é possível já ir unindo algumas informações necessárias sobre os clientes, para que o atendente possa assumir o atendimento já sabendo sobre o que falar e quais são as dores do cliente.

Construa um banco de imagens

Um dos pedidos mais comuns de consumidores que entram em contato por meio do WhatsApp, é pedir para ver uma foto ou imagem do produto.

Muitas vezes o reforço visual faz toda a diferença na hora de conseguir uma conversão, por mais que a sua equipe de atendimento passe todas as informações necessárias.

Caso o cliente deseje ver uma imagem do produto, seria péssimo para o andamento do atendimento se você por acaso não tivesse a imagem do produto, não é?

Por isso que é imprescindível manter pastar organizadas por categorias, de todos os produtos que a sua empresa ou negócio, comercializam!

Com isso a equipe não irá apenas aumentar a velocidade do atendimento, e consequentemente fazendo o cliente mais feliz, mas também aumentam as chances de rápida conversão.

Mantenha um registro das informações pertinentes que o cliente te passar

Se o seu desejo é saber como usar WhatsApp business para otimizar o atendimento, então não pode ignorar nenhuma dessas dicas de ouro.

Quanto as informações que o cliente irá te ceder, elas são importantíssimas para a construção de uma relação mais longa entre vocês.

Já falamos anteriormente de atendimento personalizado e quais os benefícios de utilizar essa prática.

Manter os registros de informações dos clientes de uma forma organizada, vai tornar muito mais simples a personalização do atendimento.

Dessa forma, mesmo se o cliente for atendido no próximo contato por um operador diferente, este irá ter em mãos as informações pertinentes sobre o perfil daquele cliente.

Relatórios Personalizados ChatGuru - Automação WhatsApp
Relatórios Personalizados ChatGuru - Automação WhatsApp

Foque na linguagem correta para o atendimento

Por mais que o diálogo entre um operador de uma empresa e um cliente, seja uma relação profissional, há a possibilidade de tornar essa comunicação mais estreita.

Isso é, falar a linguagem do cliente, sem usar termos genéricos ou complexos demais, ou soar como um robô.

O cliente, ao perceber que você fala de uma forma humanizada e com clareza, sente-se mais confortável durante a interação entre vocês.

Há a possibilidade de estabelecer uma linguagem para cada grupo segmentado, criando assim uma estrutura geral para cada grupo.

Claro que por mais complexo que isso pareça, há uma maneira simples de fazer essa definição, que é criando diretrizes de comunicação para os operadores.

A melhor forma de estimulá-los a aprender, é promovendo seminários de instrução sobre essas diretrizes.

Como usar whatsapp business para atender clientes
Como usar whatsapp business para atender clientes e fidelizá-los

Realize pesquisas de satisfação

Todo negócio exige que sejam analisadas as avaliações feitas sobre a empresa, pelos clientes que consumiram produtos ou serviços de uma determinada organização.

São as chamadas pesquisas de satisfação que são responsáveis por proporcionar à gestão de um negócio, essa visão mais detalhada sobre o que está funcionando e o que pode mudar.

O WhatsApp Business infelizmente não oferece essa funcionalidade, há, entretanto, outra forma de oferecer a pesquisa de satisfação para o cliente.

Se você for dono de um negócio e resolver aderir o Business e o integrar a uma plataforma como a ChatGuru, é possível, através de mensagens automáticas, disponibilizar um link que irá levar o cliente a uma página da pesquisa.

Com esse redirecionamento será possível para o indivíduo que teve experiência com os produto e serviços da empresa, avaliar no que ela acertou e no que ela pecou.

A parte da análise é essencial para que uma organização consiga corrigir os seus erros e focar no progresso e desenvolvimento!

Ofereça um link do WhatsApp para iniciar conversa

Quando falamos de comunicação eficiente com o consumidor, a praticidade e a facilidade para iniciar esse contato são peças chave.

Um exemplo prático para mostrar o que a falta de praticidade causa, digamos que um cliente deseja entrar em contato com a sua empresa, mas não há um link que irá redirecioná-lo direto para o WhatsApp do seu negócio.

Nisso, ele teria que copiar o número, adicioná-lo e aí sim entrar em contato para conseguir informações.

Embora não seja um processo longo, muitos consumidores acham que é complicado demais e optam por empresas que possuem um link direcionável.

Com um gerador de link de WhatsApp, já será possível, ao clicar, entrar na conversa com uma mensagem pronta. Por exemplo:

“Bom dia, vi através do site da empresa que vocês realizam serviços de limpeza”

Uma ferramenta que vai facilitar ainda mais, é a sua presença nas redes sociais, porque dessa forma será possível divulgar o link do WhatsApp lá na bio!

Utilize as etiquetas no WhatsApp Business

Agora que você já tem uma ideia geral de como usar WhatsApp Business para atender os seus clientes de uma forma mais eficiente, vejamos mais algumas funcionalidades desse aplicativo.

Uma das grandes funcionalidades desse aplicativo, é a possibilidade de organizar as conversas por etiquetas.

Essa função é tão importante porque vai te ajudar a ter uma noção da situação de cada cliente.

Por exemplo, digamos que você prestou serviço ou vendeu um produto para um consumidor, mas esse ainda não realizou o pagamento, então você irá categorizá-lo a etiqueta de pagamento pendente.

As empresas costumam utilizar as seguintes etiquetas para organizar a tabela de clientes:

  • Novo cliente;
  • Novo pedido;
  • Pagamento pendente;
  • Pago;
  • Pedido Finalizado;
  • Problemas com vendas.

Essas sãos as principais categorias dessa função, agora como usar WhatsApp Business para localizar a divisão as etiquetas, é preciso seguir o seguinte processo.

Ao abrir o Business, vá nos 3 pontos no canto superior da tela, lado direito, ao clicar escolha a opção “Etiquetas”.

Agora que você entrou nessa pasta, você pode optar por criar mais etiquetas, modifica-las ou excluir alguns.

Assista o vídeo abaixo sobre tags no ChatGuru e veja como é útil e fácil a sua utilização:

Tome cuidado com mensagens excessivas

Saber como usar WhatsApp Business para um atendimento otimizado, é essencial.

Entretanto, há um erro que algumas empresas costumam cometer que podem prejudicar o relacionamento entre cliente e empresa.

Esse é o excesso de mensagens, ou mensagens indesejadas!

Algumas organizações utilizam o contato inicial do cliente, ou após o consumidor usar um produto ou serviço da empresa, para enviar promoções, descontos, ofertas.

Isso é um erro muito grande, pois a principal função do WhatsApp Business no atendimento, não é para você enviar mensagens ao cliente, mas sim para ele te procurar em busca de um serviço!

Esse canal de comunicação é para ser utilizado unicamente como SAC, serviço de atendimento ao cliente!

Essa parte de enviar ofertas, promoções, descontos, novidades, é um outro processo do marketing digital, que envolve outros canais de comunicação e necessita expressamente da permissão do cliente.

Então para que a relação não seja prejudicada, esse ponto deve ser evitado e a gestão da empresa ou comércio deve ficar atenta.

WhatsApp Business é uma ótima opção

O atendimento ao cliente é o passo chave para definir se a sua empresa vai ter um bom fluxo de vendas ou não.

Isso porque é a partir desse primeiro contato que o cliente irá deduzir algumas coisas, se ele está sendo levado a sério, por exemplo.

Muitas empresas pecam nesse quesito, de não focar muito no setor de atendimento ao cliente, e assim os possíveis consumidores não conseguem ter acesso a informações essenciais, como serviços ou produtos, ou funcionamento da empresa.

Outro aspecto citado que costuma irritar clientes, é a demora nas respostas ou receber uma resposta contendo poucas informações, que não tirou nenhuma de suas dúvidas.

Por isso é preciso saber como usar WhatsApp business para atender de uma forma eficaz o seu cliente ou possível cliente.

A dica de ouro que demos foi integrar o WhatsApp Business a uma plataforma de atendimento eficaz, como a ChatGuru!

Essa plataforma de ferramentas é ideal para otimizar a relação entre empresa e cliente, pois vai oferecer muitas funcionalidades para aperfeiçoar a forma que você irá atender os seus consumidores.

Quer saber mais sobre a plataforma da ChatGuru e dos serviços que oferecemos para melhorar o atendimento das empresas? Não perca mais tempo e acompanhe as nossas outras postagens falando sobre o que há de mais avançado em inteligência artificial com bots!

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4 comments on “Como Usar WhatsApp Business Para Atender Melhor Seu Cliente”

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