Quando uma pessoa entra em contato com uma empresa fora do horário comercial, ela provavelmente quer saber duas coisas: se a mensagem foi recebida e quando terá uma resposta.
Uma boa mensagem de horário de atendimento resolve justamente essa dúvida. Em vez de deixar o cliente sem nenhuma informação, a empresa pode avisar que está fora do expediente, informar quando o atendimento será retomado e, dependendo da situação, indicar outros canais ou orientar sobre os próximos passos.
Esse cuidado parece simples, mas ajuda a organizar as expectativas de quem entrou em contato.
No WhatsApp, por exemplo, uma mensagem automática pode ser configurada para informar o horário de funcionamento e avisar o cliente quando a equipe estiver indisponível. Em operações mais estruturadas, a automação também pode ir além do aviso inicial, ajudando a coletar informações, responder dúvidas frequentes e direcionar o atendimento.
Neste artigo, você vai entender como criar uma boa mensagem de horário de atendimento, conferir exemplos prontos e descobrir como automatizar o contato com seus clientes.
O que é uma mensagem de horário de atendimento?
A mensagem de horário de atendimento é um aviso utilizado para informar ao cliente quando uma empresa está disponível para atender.
Ela pode ser usada em diferentes canais, como WhatsApp, redes sociais, sites e e-mail.
No WhatsApp Business, por exemplo, é possível configurar uma mensagem de ausência para informar que a empresa não está disponível naquele momento.
Uma mensagem simples pode dizer:
Olá! Recebemos sua mensagem. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h. No momento, estamos fora do horário de atendimento, mas retornaremos assim que nossa equipe estiver disponível.
O objetivo não é apenas avisar que a empresa está fechada. Uma boa mensagem deve ajudar o cliente a entender o que acontecerá depois.
Por que informar o horário de atendimento?
Imagine que um cliente envie uma mensagem às 22h e não receba nenhuma resposta.
Ele pode não saber se a mensagem chegou até a empresa, se o número está correto ou quando terá um retorno.
Uma mensagem automática reduz essa incerteza.
Ao informar o horário de atendimento, a empresa consegue:
- Confirmar que o contato foi recebido.
- Informar quando a equipe estará disponível.
- Reduzir a expectativa de uma resposta imediata.
- Orientar o cliente sobre os próximos passos.
- Evitar que a pessoa envie várias mensagens seguidas.
- Manter uma comunicação mais organizada.
A mensagem também ajuda a deixar o atendimento mais previsível. O cliente sabe o que esperar e a equipe consegue trabalhar dentro de uma rotina mais organizada.
O que colocar em uma mensagem de horário de atendimento?
Uma boa mensagem não precisa ser longa.
Na maioria dos casos, quatro informações são suficientes:
1. Uma saudação: comece de forma cordial e natural.
2. O aviso sobre o horário: explique que a equipe está fora do expediente.
3. O horário de funcionamento: informe os dias e horários em que a empresa atende.
4. A previsão de retorno: quando possível, indique quando o cliente pode esperar uma resposta.
Dependendo do negócio, também pode ser útil informar um canal alternativo ou orientar o cliente sobre situações específicas.
Por exemplo, uma clínica pode informar o número para emergências. Uma loja pode direcionar o cliente para o site. Uma empresa de tecnologia pode indicar uma central de suporte.
O importante é que a informação seja realmente útil para quem está tentando entrar em contato.
Como criar uma boa mensagem automática fora do horário de atendimento?
Uma mensagem de ausência eficiente precisa ser clara, curta e coerente com a forma como a empresa se comunica.
Evite textos muito genéricos, como:
“Estamos ausentes. Retornaremos em breve.”
O cliente continua sem saber quando terá uma resposta.
Prefira algo mais específico:
“Olá! Recebemos sua mensagem. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Como estamos fora do expediente, sua mensagem será respondida no próximo horário de atendimento. Obrigado pelo contato!”
Nesse caso, o cliente entende que a mensagem foi recebida e sabe quando a equipe voltará a atender.
7 exemplos de mensagem de horário de atendimento
O melhor texto depende do perfil da empresa e do canal utilizado. Confira alguns modelos que podem ser adaptados.
1. Mensagem de ausência simples
Olá! Obrigado pelo contato. No momento, estamos fora do nosso horário de atendimento. Funcionamos de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h. Sua mensagem foi recebida e responderemos assim que nossa equipe estiver disponível.
2. Mensagem para WhatsApp
Oi! Recebemos sua mensagem. Nosso atendimento funciona de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. Agora estamos fora do expediente, mas pode deixar sua mensagem por aqui. Retornaremos no próximo horário de atendimento.
3. Mensagem mais informal
Oi! Por aqui, nossa equipe já encerrou o atendimento por hoje. Nosso horário é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Deixe sua mensagem e falamos com você assim que estivermos de volta!
4. Mensagem para clínica
Olá! Recebemos sua mensagem. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h. No momento, nossa equipe está fora do expediente. Envie sua mensagem e retornaremos assim que o atendimento for retomado.
5. Mensagem para loja
Olá! Obrigado por entrar em contato com a [nome da empresa]. Nosso atendimento funciona de segunda a sábado, das 9h às 19h. Estamos fora do horário de atendimento neste momento. Deixe sua mensagem e nossa equipe responderá assim que possível.
6. Mensagem para empresa B2B
Olá! Recebemos seu contato. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h. Sua mensagem foi registrada e nossa equipe entrará em contato durante o próximo período de atendimento.
7. Mensagem com canal alternativo
Olá! Nosso atendimento funciona de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. No momento, estamos fora do expediente. Para consultar informações sobre nossos produtos e serviços, acesse nosso site. Se preferir, deixe sua mensagem por aqui e retornaremos no próximo horário de atendimento.
Como escolher o melhor texto para sua empresa?
Não existe uma única mensagem de horário de atendimento que funcione para todos os negócios.
Uma clínica médica pode precisar orientar pacientes de forma diferente de uma imobiliária. Uma instituição de ensino pode receber contatos fora do horário comercial com dúvidas sobre matrícula, enquanto uma empresa B2B pode receber solicitações comerciais que serão tratadas no dia seguinte.
Por isso, a mensagem deve considerar o contexto do atendimento.
Antes de escrever, pense em três pontos:
Quem está entrando em contato?
O que essa pessoa provavelmente precisa?
Existe alguma informação que pode ajudá-la enquanto aguarda o atendimento?
Essas respostas ajudam a criar uma mensagem mais útil e menos genérica.
Mensagem automática fora do horário de atendimento no WhatsApp Business
O WhatsApp Business possui recursos próprios para ajudar empresas a organizar a comunicação com seus clientes.
Entre eles estão as mensagens de ausência, que podem ser utilizadas para informar que a empresa está fora do horário de atendimento.
Para configurar esse tipo de mensagem, é necessário acessar as ferramentas comerciais disponíveis no aplicativo e definir as condições em que o aviso será enviado.
Os nomes das opções e os caminhos dentro do aplicativo podem mudar conforme a versão utilizada. Por isso, vale consultar a documentação atualizada do WhatsApp Business antes de realizar a configuração.
Para operações menores, esse recurso pode ser suficiente para avisar o cliente sobre o horário de funcionamento.
Mas empresas que recebem um volume maior de mensagens podem precisar de uma estrutura mais completa.
Quando uma mensagem automática não é suficiente?
Uma mensagem de ausência resolve uma parte do problema: informar que a equipe está indisponível.
Mas ela não resolve necessariamente a necessidade do cliente.
Pense em uma pessoa que entra em contato às 21h para agendar um horário, solicitar um orçamento ou tirar uma dúvida simples.
Se a única resposta que ela recebe é “estamos fora do horário de atendimento”, ela ainda precisará esperar até o dia seguinte.
Dependendo do negócio, isso pode significar uma oportunidade perdida.
É nesse cenário que a automação pode avançar além da mensagem de ausência.
Um chatbot pode, por exemplo, apresentar informações básicas, responder perguntas frequentes, coletar dados do cliente, registrar uma solicitação ou iniciar um processo de agendamento.
Quando a equipe retornar, já terá mais informações para continuar o atendimento.
A ideia não é substituir todas as interações humanas. É evitar que tarefas simples dependam exclusivamente da disponibilidade de uma pessoa.
Como automatizar o atendimento fora do horário comercial?
Para empresas que precisam manter o atendimento organizado em diferentes horários, uma plataforma de automação pode ampliar as possibilidades do WhatsApp.
Com uma solução adequada, é possível estruturar fluxos de atendimento que funcionam mesmo quando a equipe não está disponível.
Dependendo da configuração, o cliente pode:
- Encontrar respostas para dúvidas frequentes.
- Consultar informações sobre produtos ou serviços.
- Solicitar um orçamento.
- Informar seus dados de contato.
- Iniciar um agendamento.
- Ser direcionado para o setor correto.
- Deixar uma solicitação para atendimento posterior.
Quando a equipe estiver disponível, o atendimento pode continuar a partir das informações coletadas anteriormente.
Isso reduz o trabalho repetitivo e ajuda a equipe a começar a conversa com mais contexto.
Como a ChatGuru pode ajudar no atendimento pelo WhatsApp?
A ChatGuru oferece recursos para empresas que querem estruturar o atendimento pelo WhatsApp e automatizar parte da comunicação com seus clientes.
A plataforma permite criar fluxos automatizados, organizar atendimentos e integrar o WhatsApp a outros sistemas utilizados pela empresa.
Na prática, isso permite ir além de uma simples mensagem de horário de atendimento.
Enquanto a equipe está fora do expediente, uma automação pode continuar interagindo com o cliente de acordo com o fluxo configurado.
Quando necessário, a conversa pode ser encaminhada para um atendente, permitindo que a equipe humana assuma o contato no momento adequado.
Para empresas que recebem muitas mensagens fora do horário comercial, essa estrutura pode ajudar a reduzir o tempo de resposta e evitar que toda solicitação dependa da disponibilidade imediata da equipe.
Conheça a ChatGuru e veja como estruturar uma operação de atendimento mais organizada no WhatsApp.
Perguntas frequentes sobre mensagem de horário de atendimento
O que escrever em uma mensagem de horário de atendimento?
Informe que a empresa está fora do horário de atendimento, apresente os dias e horários de funcionamento e, quando possível, explique quando o cliente receberá uma resposta. Se houver um canal alternativo ou uma orientação importante, essa informação também pode ser incluída.
Como avisar que estamos fora do horário de atendimento?
Uma mensagem simples e objetiva costuma funcionar bem. Por exemplo: “Olá! Recebemos sua mensagem. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. No momento, estamos fora do expediente, mas retornaremos assim que nossa equipe estiver disponível.”
Como colocar mensagem automática no WhatsApp?
O WhatsApp Business oferece recursos para configurar mensagens de ausência. O caminho para realizar a configuração pode variar conforme a versão do aplicativo, por isso é recomendado consultar as opções disponíveis nas ferramentas comerciais do WhatsApp Business.
Qual a melhor mensagem para enviar fora do horário de atendimento?
A melhor mensagem é aquela que informa claramente o horário de funcionamento e orienta o cliente sobre o que acontecerá depois. O texto deve ser adaptado ao perfil da empresa e à necessidade do público.
Posso automatizar o atendimento fora do horário comercial?
Sim. Além de configurar uma mensagem de ausência, empresas podem utilizar soluções de automação e chatbots para responder dúvidas, coletar informações e realizar outras tarefas durante períodos em que a equipe não está disponível.
Uma boa mensagem informa. Uma boa automação continua o atendimento.
A mensagem de horário de atendimento é um recurso simples, mas pode fazer diferença na experiência de quem entra em contato com uma empresa.
Ela confirma que a mensagem foi recebida, informa quando a equipe está disponível e ajuda a alinhar expectativas.
Para algumas empresas, isso já resolve a necessidade.
Para operações com um volume maior de contatos, porém, pode fazer sentido ir além do aviso automático e estruturar uma jornada que continue mesmo fora do horário comercial.
O cliente não precisa necessariamente esperar até o dia seguinte para receber qualquer informação. Dependendo da demanda, uma automação pode responder dúvidas, coletar dados e encaminhar solicitações para que a equipe dê continuidade depois.
O mais importante é escolher uma estrutura compatível com a realidade da empresa.
Uma mensagem clara já é um bom começo. Uma operação bem organizada pode transformar esse primeiro aviso em uma experiência de atendimento muito mais completa.